メール対応手順

概要

クライアントへのメール対応における基本的な手順とルールを定めます。

基本ルール

• 受信後の初回返信は原則当日中（営業時間内受信の場合）
• CC には案件担当者と上長を含める
• 件名にはプロジェクト名を含める

メール作成時の注意

⚠️ 宛名・担当者の確認（新人が特にミスしやすい）

メール送信前に必ず以下を確認すること:

• 担当者は変わることがある。 久しぶりの連絡時・引き継ぎ後・長期案件では特に注意
• 送信前に直近の受信メールを確認し、最新の担当者名を確認する
• 宛名は記憶に頼らず、メール履歴から都度確認する
• 複数名に送る際は CC 先・宛名リストをすべてチェックしてから送信

メールテンプレートツール（Briskine）

Gmail では Chrome 拡張機能 Briskine を活用できます。定型文の挿入・管理が可能です。 ただし、宛名部分は毎回必ず手動で確認・修正してから送信してください（テンプレートのまま送らない）。

件名のフォーマット

• 【スタジオボイス】[用件]（[プロジェクト名]）

本文の構成

1. 宛名
2. 挨拶
3. 本題
4. 今後のアクション・期限
5. 署名

シーン別の対応

見積送付時

• メール定型文集 の「見積送付」を参照

収録日程の調整時

• 候補日は最低3つ提示
• スタジオ・エンジニアの仮押さえ状況を明記

納品報告時

• 納品ファイル数、フォーマット、格納場所を明記
• 確認依頼期限を設定

スケジュール変更時

• 変更理由を簡潔に記載
• 代替案を提示

クライアント別の特記事項

クライアントによってメール対応に固有のルールがある場合は クライアント別ルール を確認してください。

関連ドキュメント

• メール定型文集
• クライアント別ルール

更新履歴